Huishoudelijk reglement

Algemeen

1. Alle leden van de personeelsvereniging Julius, in de naam van Caesar ( in het vervolg aan te duiden als Julius) worden verondersteld op de hoogte te zijn van de inhoud van het Huishoudelijk Reglement. Het bestuur dient er voor te zorgen dat het Huishoudelijk Reglement voor elk Julius-lid toegankelijk is en dient de leden op de hoogte te stellen van wijzigingen erin.

2. Om de activiteiten te kunnen bekostigen ontvangt de personeelsvereninging Julius per medewerker van de Caesar-groep, tevens lid van Julius, een bedrag van € 5,- per maand. Om inzicht te krijgen in welke activiteiten er mogelijk zijn, zal er aan het begin van het nieuwe jaar een budget worden opgesteld. Indien voor een bepaalde activiteit het budget ontoereikend is, kan het bestuur beslissen een financiële bijdrage te vragen aan de leden en eventuele introducés die deelnemen aan de betreffende activiteit. De leden en introducés worden hiervan altijd vantevoren op de hoogte gesteld. Om inzicht te krijgen in de kosten van bepaalde soorten evenementen zal na afloop van een activiteit altijd een nacalculatie worden opgesteld.

3. Voor het uitvoeren van Julius-taken gedurende werktijd, zijn een bepaald aantal U-eenheden beschikbaar. Indien het noodzakelijk is om aanspraak te maken op deze eenheden, dient hiervoor een verzoek te worden gedaan bij de voorzitter. Deze bepaalt of de U-eenheden worden verstrekt en zal dit in de eerstvolgende bestuursvergadering bespreken. Jaarlijks dient er een aanvraag voor U-eenheden te worden ingediend bij de afdeling Interne Communicatie van de Caesar-groep.

Bestuur

1. Het bestuur van Julius bestaat uit minimaal drie leden. De bestuursleden wijzen uit hun midden een voorzitter, een secretaris en een penningmeester aan. Deze vormen samen het Dagelijks Bestuur van Julius. Alle overige leden zijn algemeen bestuurslid.

2. In het bestuur wordt gestreefd naar consensus. Indien het niet lukt om alle bestuursleden op één lijn te krijgen, dient een stemming te worden gehouden om een beslissing te forceren. Het standpunt wat een meerderheid van stemmen achter zich krijgt wordt bestuursbesluit. Bij een gelijk aantal voor- en tegenstemmen, geeft de stem van de voorzitter de doorslag.

3. Indien een van de bestuursleden om welke reden dan ook wil stoppen met het bestuur van de personeelsvereniging, dan kan dit alleen indien hij/zij daarmee de voortgang van de organisatie van activiteiten niet belemmert. Het bestuurslid dient dit ruimschoots vantevoren (minimaal 1 maand) op een bestuursvergadering kenbaar te maken. Het opstappende bestuurslid kan door de zittende bestuursleden gehouden worden aan het afronden van een evenement waarvoor hij/zij verantwoordelijk is.

4. De hierna volgende genoemde taken van de voorzitter, secretaris en penningmeester kunnen worden verdeeld over verschillende bestuursleden. De lijst is indicatief en niet uitputtend; zij moet vooral worden beschouwd als een richtlijn voor de invulling van de diverse bestuursfuncties:

a) Alle bestuursleden

• Acties voortkomend uit de bestuursvergaderingen
• Promotie Julius en Julius-activiteiten op persoonlijke titel

b) Voorzitter

• Voorzitten bestuursvergaderingen
• Voorzitten ledenvergaderingen
• Vertegenwoordigen belangen van Julius extern
• Verantwoordelijk voor de communicatie naar de Caesar-groep
• Bevoegd tot ondertekenen betalingen bij afwezigheid penningmeester
• Formuleren besluiten
• Reserveren lokatie voor vergaderingen
• Opstellen en versturen van de agenda voor vergaderingen
• Verslaglegging algemene jaarvergadering

c) Secretaris

• Verantwoordelijk voor verspreiding en archiveren van inkomende post. Post die van algemeen belang is wordt ingebracht op de eerstvolgende bestuursvergadering
• Beheer ledenadministratie
• Beheer actiepuntenlijst op bestuursvergaderingen
• Vice-voorzitter; bij afwezigheid van de voorzitter neemt de secretaris de taken van de voorzitter waar
• Beantwoorden algemene vragen van Julius-leden

d) Penningmeester

• Verantwoordelijk voor alle financiële zaken
• Opstellen en bewaken van budgetten
• Financiële verslaglegging algemene jaarvergadering en tussentijds op bestuursvergaderingen
• Beheren Debiteuren/Crediteuren-administratie
• Bevoegd tot ondertekenen van betalingen
• Tweede vice-voorzitter; bij afwezigheid van zowel de voorzitter als de secretaris neemt de penningmeester de taken van de voorzitter waar

e) Algemeen Bestuurslid

• Mede zorgdragen voor uitvoering van bestuursbesluiten
• Coördinatie van aan hem/haar toegewezen commissies

Commissies

1. Voorstellen voor evenementen kunnen door alle Julius-leden worden aangedragen. Elk voorstel zal worden besproken in de bestuursvergadering. Indien tot de uitvoering van een voorstel wordt besloten, wordt er minimaal één bestuurslid als verantwoordelijke voor dit evenement aangewezen. Deze eindverantwoordelijke vormt een commissie voor de uitvoering van het evenement en treedt op als commissievoorzitter..

2. De commissievoorzitter is verantwoordelijk voor het succesvol verlopen van een evenement. Indien nodig kan de commissievoorzitter gebruik maken van commissieleden die helpen bij het organiseren van een evenement. Elk lid van Julius kan zich aanmelden als commissielid. Niet-Juliusleden kunnen geen commissielid worden, wel kan gebruik worden gemaakt van expertise van derden. Indien hieraan kosten zijn verbonden die groter zijn dan 25% van het budget van het totale evenement, dient hiervoor toestemming te worden verkregen in de bestuursvergadering.

3. Per evenement wordt een evenementen-checklist opgesteld door de evenement-verantwoordelijke. Deze evenementen-checklist is ontwikkeld door Julius en dient ervoor om bij de organisatie van evenementen geen zaken over het hoofd te zien. Onderdeel van de checklist is het opstellen van een draaiboek voor het evenement. Dit draaiboek dient uiterlijk de laatste bestuursvergadering voor het evenement te worden doorgesproken en, al dan niet in gewijzigde vorm, geaccepteerd.

4. Alle afspraken die in het kader van een evenement worden gemaakt met derden dienen schriftelijk te worden bevestigd door deze derde partij. Een afschrift van deze bevestiging dient te worden opgeslagen in het archief van Julius.

Vergaderingen

1. Van elke vergadering van de personeelsvereniging zullen notulen worden gemaakt. Het notuleren geschiedt bij toerbeurt. De notulist voor de volgende vergadering wordt bepaald tijdens de voorgaande vergadering. De volgende notulist dient te worden genoemd in de notulen.

2. Notulen van een vergadering dienen tenminste 5 dagen voor aanvang van de volgende vergadering te worden geplaatst in de hiervoor bestemde exchange-map van Julius.

3. Actiepunten worden opgesteld tijdens de vergadering door de secretaris en dienen tenminste 5 dagen na afloop van de laatst gehouden vergadering worden geplaatst in de hiervoor bestemde exchange-map van Julius.

4. Voor elke vergadering zal een agenda worden opgesteld door de voorzitter.

5. Voor vergadering, actiepunten en notulen zal gebruik worden gemaakt van de speciaal hiervoor bestemde Julius-sjablonen welke op de informatieserver beschikbaar zijn.

6. Normaliter zal elke maand een bestuursvergadering worden belegd. De dag waarop deze vergadering wordt gehouden dient bij elk lid minimaal een week van tevoren bekend te zijn. Deze dag wordt door onderling overleg vastgesteld.

7. Indien een van de leden niet bij de een vergadering aanwezig kan zijn, dient hij/zij zich tijdig af te melden.

8. Taken op de actiepuntenlijst dienen te worden uitgevoerd door de perso(o)n(en) aan wie deze zijn toegewezen. Bij verhindering dient men zelf voor een vervanger te zorgen en dit mee te delen aan de voorzitter.

Financiën

1. Onkosten te maken voor Julius dienen eerst te worden voorgelegd in een vergadering. Indien dit om wat voor reden dan ook niet mogelijk is dient contact op te worden genomen met de penningmeester. Bij kosten boven de 100,- dient tevens de voorzitter te worden ingelicht.

2. Uitgaven boven de 100,- dienen ten allen tijde te worden besproken in de vergadering.

3. Onkosten dienen te worden gedeclareerd bij de penningmeester gebruikmakend van de originele factuur/bon.

4. Declaraties dienen binnen 14 dagen te worden uitbetaald. Bij het niet kunnen halen van deze termijn dient de declarant tijdig te worden ingelicht.

5. Alle facturen en bonnen worden bewaard door de penningmeester.

Orde

1. Het bestuur is verantwoordelijk voor de orde tijdens evenementen.

2. Deelname aan evenementen door Julius-leden en introducés geschiedt op eigen risico.

3. Het bestuur kan niet aansprakelijk worden gesteld voor schade als gevolg van gedragingen van leden of introducés tijdens evenementen.

4. Het bestuur behoudt zich het recht voor bepaalde introducés de toegang tot evenementen te ontzeggen.

5. Het bestuur heeft het recht om leden te royeren als hun gedrag daartoe aanleiding geeft.

6. Bij het niet of niet tijdig afmelden voor evenementen, waarvoor men zich eerder heeft opgegeven, dient te allen tijde de eigen bijdrage betaald te worden. Het bestuur heeft de mogelijkheid om vooraf op de uitnodiging van het evenement te vermelden dat bij niet of niet tijdig annuleren de volledige kostprijs per persoon in rekening wordt gebracht. In dat geval heeft Julius het recht de eigen bijdrage te verhogen tot de volledige kostprijs per persoon.

7. Indien een aangemeld Julius-lid zelf niet deelneemt en zonder toestemming en\of medeweten van het Julius bestuur niet-leden onder zijn\haar naam deel laat nemen, wordt de eigen bijdrage van de niet-leden verhoogd tot de volledige kostprijs per persoon.

8. Bij evenementen waarbij door Julius één of meer introducées per medewerker uitgenodigd worden, is het NIET toegestaan om dit aantal de overschrijden door de introducée(s) op naam van een collega in te (laten) inschrijven.

9. Bij het niet of niet tijdig betalen wordt de medewerker op de zwarte lijst geplaatst. Totdat de eigen bijdrage is voldaan, is de medewerker uitgesloten van deelname aan alle Juliusactiviteiten. Zodra betaald is wordt de medewerker van de zwarte lijst verwijderd.

Slotbepalingen

1. In alle gevallen waarin de wet, statuten en het huishoudelijk reglement niet voorzien, beslist het bestuur, behoudens beroep op de Algemene Ledenvergadering. Bij gebreken leemtes legt het bestuur zo snel mogelijk voorstellen aan de Algemene Ledenvergadering voor ter voorziening in die leemtes.

2. Dit Huishoudelijk Reglement vervangt alle voorgaande reglementen. Dit reglement, evenals alle wijzigingen daarop, treedt in werking de dag nadat het is goedgekeurd in een algemene ledenvergadering.